Conference 200 personnes au Palais des Congres, lancement produit a la Grande-Ile, soiree client sur un domaine alsacien : organiser le transport d'invites professionnels a Strasbourg ne se reserve pas la veille. Et surtout pas avec une dizaine de taxis isoles. La flotte VTC coordonnee est devenue le standard pour les evenements pro.
Le defi : organiser le transport pour 30 a 200 invites
Strasbourg accueille chaque annee plus de 250 evenements professionnels au Palais des Congres, au Parc des Expositions, dans les hotels de chaine et les domaines viticoles voisins. Les organisateurs (agences MICE, services communication, comites d'entreprise) sont confrontes a une logistique complexe : invites venus de l'etranger, hotels disperses, lieu d'evenement parfois excentre, horaires precis.
Sans coordination, le risque est triple : invites en retard, frustration au check-in, image de marque ecornee.
Limites des taxis pour un evenement professionnel
Les taxis strasbourgeois travaillent en independants ou en petits groupements. Ils ne disposent pas d'un systeme de gestion d'evenement (planning multi-vehicules, suivi temps reel, facturation centralisee). Le jour J :
- Pas de garantie de presence simultanee sur plusieurs adresses.
- Facturation eclatee entre plusieurs chauffeurs : casse-tete comptable.
- Pas de personnalisation possible (badges invites, support multilingue, signaletique).
- Risque eleve d'indisponibilite les soirs de festivals, salons ou matchs Racing.
Flotte VTC FJ13 : Mercedes Berlines + Vans coordonnes
FJ13 dispose d'une flotte de Mercedes Classe E (Berline) et Mercedes Classe V (Van Premium) operee par des chauffeurs salaries ou partenaires verifies. Pour vos evenements, nous mobilisons jusqu'a 15 vehicules simultanement, tous coordonnes par un dispatcher dedie.
Concretement, vous avez un interlocuteur unique qui gere l'ensemble de la prestation. Il connait votre planning, vos invites VIP, vos contraintes horaires. Le jour J, il est joignable a tout moment et arbitre en temps reel.
Coordination temps reel
Chaque chauffeur dispose d'une application metier connectee. Les changements d'horaire ou d'adresse sont pousses en temps reel. Si un invite est retarde a la gare, le chauffeur est notifie sans appel telephonique.
Vous, organisateur, recevez un tableau de bord temps reel : qui a ete pris en charge, qui est en route, qui est arrive. En option, tracking individuel pour les VIP via lien securise.
Facturation centralisee
Tous les trajets de l'evenement sont consolides sur une facture unique envoyee en fin de prestation. Elle detaille les courses par invite, par jour, par lieu. Compatible avec votre comptabilite analytique et conforme a la facturation electronique (Factur-X / Chorus Pro disponibles).
Pour les agences ou comites d'entreprise reguliers, un compte client entreprise avec tarifs negocies est mis en place.
Cas d'usage typiques
- Salons internationaux au PMC : navettes hotels-Palais des Congres pendant 3 jours.
- Conventions internes : transferts aeroport pour 50+ collaborateurs venus en Alsace.
- Roadshow multi-villes : Strasbourg + Bale + Karlsruhe sur 2 jours, voir notre guide roadshow Europe.
- Soirees de gala et lancement produit : navettes invites ronde, livraison materiel, escorte VIP.
- Seminaires d'entreprise sur la route des vins : flotte de Vans depuis Strasbourg vers Riquewihr, Eguisheim.
